La base del Project Monitoring es proporcionar información objetiva al Construction Project Manager sobre el desarrollo de un proyecto para certificar que se está ejecutando según lo planificado, siguiendo un proceso de construcción fluido. Se trata de un proceso de control que revisa y elabora informes periódicamente sobre el estado del proyecto en cada una de sus fases, desde la generación del proyecto hasta su finalización.
Importancia de del Project Monitoring
El Project monitoring juega un papel vital en todas las fases del ciclo de vida del proyecto. Su misión es supervisar el trabajo de los distintos recursos, garantizar el cumplimiento de plazos, analizar los costes del proyecto y hacer frente a los imprevistos que puedan surgir durante la construcción.
Para desarrollar satisfactoriamente su labor como supervisor del proyecto de construcción, el Project Monitoring tiene que diseñar un plan de análisis efectivo, prestando atención a aspectos clave como el establecimiento de objetivos alcanzables, revisar las actividades que requieren atención constante, la calidad de los materiales o la eficiencia de los recursos.
Otro aspecto clave es crear un mecanismo eficaz de gestión de informes que permita conocer cómo evoluciona el proyecto en cada fase y detectar los puntos débiles con el fin de proponer recomendaciones eficaces que mejoren el desarrollo del proyecto. Los clientes reciben un feedback y se obtienen mejores ideas en conjunto.
Finalmente, el project monitoring tiene que asegurarse que el trabajo se está desarrollando según las pautas marcadas por el cliente y verificadas por el project manager. Examinando el desempeño del equipo, calidad de los productos, cumplimiento de plazos y control de presupuesto.
Ventajas de contar con un experto en Project Monitoring
La complejidad de los proyectos de construcción y la gran cantidad de impedimentos que pueden surgir durante el desarrollo de la obra hacen imprescindible contar con un equipo especializado en controlar y gestionar los costes y el flujo de trabajo. Las ventajas de contar con un experto en Project Monitoring son:
- Análisis de los costes: Minimiza el riesgo a nivel financiero a la vez que garantiza la viabilidad del proyecto asegurando que los fondos se destinan a las partidas asignadas.
- Identificación de contratiempos: Conocer los aspectos críticos del proyecto y tener la capacidad de reaccionar ante las contingencias optimizando los plazos para mejorar el proceso.
- Control del proceso: Las herramientas de control permiten al Project monitoring conocer el rendimiento de cada fase del ciclo vital del proyecto para garantizar un proceso de construcción fluido y mejorar los procesos en futuras edificaciones.
- Monitorización de resultados: Las actividades realizadas por los distintos agentes que participan en el proyecto, los plazos de ejecución y los costes son monitorizadas constantemente y expuestas a los encargados de obra mediante informes periódicos de rendimiento, que muestran la evolución de la obra.
Aspectos críticos en la monitorización de proyectos
A pesar de los esfuerzos que los especialistas en project monitoring hayan realizado para planificar el proyecto y asegurar la viabilidad del proyecto, existen una serie de inconvenientes que pueden provocar retrasos, e incluso, hacer fracasar la obra. Las principales contingencias que surgen durante la supervisión de un proyecto de construcción son:
- Imprevistos meteorológicos: Especialmente críticos en los primeros meses de construcción de obra, las condiciones meteorológicas condicionan el desarrollo habitual de los trabajos que se realizan, y afectan tanto al personal, como a los materiales y al terreno. A medida que avanza las construcción se convierte en una contingencia menor.
- Quiebra de una empresa colaboradora: En cada proyecto de construcción participan generalmente más de 20 empresas. La quiebra de una o varias empresas relacionadas con la obra provocan inestabilidad en el proyecto e incide negativamente sobre el resto de empresas participantes: incremento de la carga de trabajo, reorganización de recursos, nuevas contrataciones, etc.
- Estado del terreno: Sondear la presencia de restos arqueológicos o terreno contaminado se puede solucionar con una evaluación preventiva de la parcela, añadiendo un estudio arqueológico a los obligatorios estudios geotécnicos y topográficos. Sin embargo, el descubrimiento de terrenos contaminados, restos arqueológicos, cavidades o especies protegidas, que los sondeos no han detectado pueden variar notablemente el timing del proyecto. En el caso de localizar restos arqueológicos se puede hablar de 6 meses de retraso.
Tener en cuenta los aspectos críticos a los que se enfrenta el proyecto es imprescindible para asegurar su éxito. El especialista en Project monitoring encargado de supervisar el estado constante de la obra, tiene que saber hacer frente a estas contingencias y optimizar el planning para conseguir finalizar la construcción dentro de los plazos establecidos.
Top Management es una empresa especializada en asesorar y proporcionar información objetiva a los clientes para garantizar un proceso de construcción fluido. Nuestros expertos especializados en Project Monitoring identifican los riesgos del proyecto y ofrecen soluciones para garantizar el cumplimiento de plazos y que su ejecución sea un éxito.
