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ÉTABLIR UN RAPPORT POUR UNE INSTITUTION FINANCIÈRE

Lors de l’analyse de la partie économique d’un chantier existant, il faut prendre en compte un élément très important de l’univers de la construction, qui peut nous amener à accomplir des tâches avec succès °: on se réfère aux statistiques économiques, en particulier le budget et son financement.

Dans la plupart des cas, ces deux parties jouent un rôle déterminant pour prendre une décision. C’est l’une des phases les plus complexes du chantier°; c’est la raison pour laquelle les suivis financiers des travaux de construction prennent tant d’importance et sont si pertinents ces dernières années.

Un ​suivi financier est un audit fiscal, normalement destiné et commandé par des entreprises financières qui apportent la totalité ou une partie de leur capital pour entreprendre un chantier de construction.

Il s’agit d’un travail de recherche, qui aide les parties impliquées sur le projet à prendre des décisions. Ce document a pour objectif d’apporter une vue d’ensemble de l’état du chantier et de la faisabilité de ce dernier. De même que, pendant les travaux, il permet à l’investisseur de connaître les investissements réalisés jusqu’à présent et la prévision des sommes requises pour les mener à bien. C’est pour que cela qu’il faut que ce rapport soit réalisé de manière réaliste et objective, en recrutant normalement des entreprises spécialisées et n’ayant aucun connivence avec les parties (promoteur, constructeur et établissement financier).

La structure et le style de ces monitoring financiers peuvent varier, mais les éléments indispensables à inclure dans l’analyse sont généralement les suivants°:

– Phase préalable de la collecte des données

– Une introduction présentant l’historique du projet.

– Planning et déroulement des travaux.

– Coût du développement et viabilité économique.

– Conclusions.

Cette phase préalable de collecte des données​n’est qu’un début. Pour y parvenir, il faut connaître l’emplacement des travaux, le projet d’exécution, les parties qui vont effectuer cette collecte, le calendrier des travaux, s’il existe des situations particulières relatives à des affections de la parcelle (servitudes, géologie de la zone, archéologie…). En général, on peut affirmer que plus l’on disposera de sources d’information, plus il sera possible de réaliser un suivi financier complet et qui se traduira par des connaissances claires pour l’Investisseur.

 

En plus de cette partie préalable de collecte de données, il est indispensable que le maître d’ouvrage et l’entreprise de construction offrent un accès complet à la gestion économique du chantier tout au long du processus d’exécution, en fournissant des devis, des contrats, des certifications, des ordres de changement et d’autres documents permettant d’avoir une vision claire de la santé économique et de la viabilité de celui-ci. L’accès à ces informations vous permettra de connaître les registres de flux, ainsi que le lieu où l’argent est dépensé à tout moment.

Une fois que la rédaction du rapport de suivi financier​est abordée, les premiers paragraphes résument généralement l’avant-projet détaillé, de manière générique et sans trop de technicité, on croit souvent que l’investisseur ou l’établissement financier, pour lequel notre rapport est destiné, ne se consacre qu’au financement et non à la construction. Cette rubrique comprend aussi des renseignements sur le promoteur, le constructeur principal et les sous-traitants, les organismes officiels tels que les municipalités avec leurs règlements relatifs aux permis de construire, les assurances impliquées pendant et après l’exécution des travaux, etc.

Pour entrer dans le vif du sujet, le prochain paragraphe important qu’il faut inclure est le​planning et le déroulement des travaux. Il faut connaître à tout moment ce planning convenu entre les deux parties et qu’il soit présent sur le contrat. Il est important de connaître et de comprendre les principales étapes du projet et des travaux, sans oublier les formalités supplémentaires qui sont généralement nécessaires pour la bonne réception de l’ouvrage, telles que les certificats de fin de travaux, les visites des techniciens de la mairie, les demandes de raccordements indispensables (électricité, gaz, eau, assainissement…), les demandes de permis de première occupation, etc. Tous ces éléments doivent être savamment étudiées et figurés sur le planning. Cela permet de s’affranchir d’éventuels retards, qui entraînent instantanément des frais supplémentaires pour le promoteur, et donc pour l’investisseur.

Pour ce qui est des coûts et de la viabilité économique, il est important de prendre en considération tous les coûts relatifs aux travaux, lorsqu’on rédige le contrat correspondant entre le promoteur et le constructeur, ainsi que de connaître le type de contrat sur lequel doit reposer le déroulement des travaux. Cet article ne vise pas à décrire chacune de ces formules, mais on peut y faire apparaître les différents types de contrats commandés, du plus petit au plus grand risque pour le promoteur°: contrat clé en main, contrat à mesure fermée, contrat à mesure ouverte, contrat à livre ouvert ou par administration et enfin, contrat par lot.

Le rapport de suivi financier est généralement divisé en petits rapports mensuels qui décrivent l’état économique des travaux pour ce mois, il est généralement accompagné de tableaux et de graphiques, où apparaissent ce qui a été certifié à ce jour et les prévisions pour les mois à venir. Il convient également de mentionner les ordres de changement et leur coût, le cas échéant. Dans cette rubrique, l’investisseur peut savoir dans quel chapitre de l’ouvrage est investi l’argent et avoir une vision prospective de l’état du financement afin de pouvoir réaliser les prévisions de fonds.

Enfin, il est fortement conseillé d’inclure une petite rubrique conclusions dans laquelle, sous forme de graphique (généralement par code couleur), chacun des paragraphes inclus dans le rapport répondent ou non aux exigences requises, ou si une rubrique qui nécessite une action immédiate par de l’une des parties impliquées.

Toutes ces étapes ou conseils sur les suivis financiers sont bien entendu théoriques. Dans la pratique, chaque ouvrage, chaque promoteur et chaque établissement financier est différent et peut avoir des besoins diamétralement opposés. Mais tant que nous suivons une rigueur exquise dans notre travail et que nous présentons un court rapport, complet et compréhensible, tout ira bien et nous aurons atteint notre objectif.

Jesus Ramos

Chef de projet | Top Management Group

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