ÉTABLIR UN RAPPORT POUR UNE INSTITUTION FINANCIÈRE

Lors de l’analyse de la partie économique d’un chantier existant, il faut prendre en compte un élément très important de l’univers de la construction, qui peut nous amener à accomplir des tâches avec succès °: on se réfère aux statistiques économiques, en particulier le budget et son financement.

Dans la plupart des cas, ces deux parties jouent un rôle déterminant pour prendre une décision. C’est l’une des phases les plus complexes du chantier°; c’est la raison pour laquelle les suivis financiers des travaux de construction prennent tant d’importance et sont si pertinents ces dernières années.

Un ​suivi financier est un audit fiscal, normalement destiné et commandé par des entreprises financières qui apportent la totalité ou une partie de leur capital pour entreprendre un chantier de construction.

Il s’agit d’un travail de recherche, qui aide les parties impliquées sur le projet à prendre des décisions. Ce document a pour objectif d’apporter une vue d’ensemble de l’état du chantier et de la faisabilité de ce dernier. De même que, pendant les travaux, il permet à l’investisseur de connaître les investissements réalisés jusqu’à présent et la prévision des sommes requises pour les mener à bien. C’est pour que cela qu’il faut que ce rapport soit réalisé de manière réaliste et objective, en recrutant normalement des entreprises spécialisées et n’ayant aucun connivence avec les parties (promoteur, constructeur et établissement financier).

La structure et le style de ces monitoring financiers peuvent varier, mais les éléments indispensables à inclure dans l’analyse sont généralement les suivants°:

– Phase préalable de la collecte des données

– Une introduction présentant l’historique du projet.

– Planning et déroulement des travaux.

– Coût du développement et viabilité économique.

– Conclusions.

Cette phase préalable de collecte des données​n’est qu’un début. Pour y parvenir, il faut connaître l’emplacement des travaux, le projet d’exécution, les parties qui vont effectuer cette collecte, le calendrier des travaux, s’il existe des situations particulières relatives à des affections de la parcelle (servitudes, géologie de la zone, archéologie…). En général, on peut affirmer que plus l’on disposera de sources d’information, plus il sera possible de réaliser un suivi financier complet et qui se traduira par des connaissances claires pour l’Investisseur.

 

En plus de cette partie préalable de collecte de données, il est indispensable que le maître d’ouvrage et l’entreprise de construction offrent un accès complet à la gestion économique du chantier tout au long du processus d’exécution, en fournissant des devis, des contrats, des certifications, des ordres de changement et d’autres documents permettant d’avoir une vision claire de la santé économique et de la viabilité de celui-ci. L’accès à ces informations vous permettra de connaître les registres de flux, ainsi que le lieu où l’argent est dépensé à tout moment.

Une fois que la rédaction du rapport de suivi financier​est abordée, les premiers paragraphes résument généralement l’avant-projet détaillé, de manière générique et sans trop de technicité, on croit souvent que l’investisseur ou l’établissement financier, pour lequel notre rapport est destiné, ne se consacre qu’au financement et non à la construction. Cette rubrique comprend aussi des renseignements sur le promoteur, le constructeur principal et les sous-traitants, les organismes officiels tels que les municipalités avec leurs règlements relatifs aux permis de construire, les assurances impliquées pendant et après l’exécution des travaux, etc.

Pour entrer dans le vif du sujet, le prochain paragraphe important qu’il faut inclure est le​planning et le déroulement des travaux. Il faut connaître à tout moment ce planning convenu entre les deux parties et qu’il soit présent sur le contrat. Il est important de connaître et de comprendre les principales étapes du projet et des travaux, sans oublier les formalités supplémentaires qui sont généralement nécessaires pour la bonne réception de l’ouvrage, telles que les certificats de fin de travaux, les visites des techniciens de la mairie, les demandes de raccordements indispensables (électricité, gaz, eau, assainissement…), les demandes de permis de première occupation, etc. Tous ces éléments doivent être savamment étudiées et figurés sur le planning. Cela permet de s’affranchir d’éventuels retards, qui entraînent instantanément des frais supplémentaires pour le promoteur, et donc pour l’investisseur.

Pour ce qui est des coûts et de la viabilité économique, il est important de prendre en considération tous les coûts relatifs aux travaux, lorsqu’on rédige le contrat correspondant entre le promoteur et le constructeur, ainsi que de connaître le type de contrat sur lequel doit reposer le déroulement des travaux. Cet article ne vise pas à décrire chacune de ces formules, mais on peut y faire apparaître les différents types de contrats commandés, du plus petit au plus grand risque pour le promoteur°: contrat clé en main, contrat à mesure fermée, contrat à mesure ouverte, contrat à livre ouvert ou par administration et enfin, contrat par lot.

Le rapport de suivi financier est généralement divisé en petits rapports mensuels qui décrivent l’état économique des travaux pour ce mois, il est généralement accompagné de tableaux et de graphiques, où apparaissent ce qui a été certifié à ce jour et les prévisions pour les mois à venir. Il convient également de mentionner les ordres de changement et leur coût, le cas échéant. Dans cette rubrique, l’investisseur peut savoir dans quel chapitre de l’ouvrage est investi l’argent et avoir une vision prospective de l’état du financement afin de pouvoir réaliser les prévisions de fonds.

Enfin, il est fortement conseillé d’inclure une petite rubrique conclusions dans laquelle, sous forme de graphique (généralement par code couleur), chacun des paragraphes inclus dans le rapport répondent ou non aux exigences requises, ou si une rubrique qui nécessite une action immédiate par de l’une des parties impliquées.

Toutes ces étapes ou conseils sur les suivis financiers sont bien entendu théoriques. Dans la pratique, chaque ouvrage, chaque promoteur et chaque établissement financier est différent et peut avoir des besoins diamétralement opposés. Mais tant que nous suivons une rigueur exquise dans notre travail et que nous présentons un court rapport, complet et compréhensible, tout ira bien et nous aurons atteint notre objectif.

Jesus Ramos

Chef de projet | Top Management Group

L’analyse du premier semestre 2022

Que pouvons-nous apprendre de la crise ukrainienne de 2022 qui remplace la crise sanitaire ?

On pourrait croire que la situation particulière dans laquelle se trouve l’immobilier logistique, conséquence de la croissance exponentielle du commerce électronique, ou e-commerce, serait sans faille ; pourtant, la crise ukrainienne a perturbé et impacté notre premier semestre 2022 de différentes manières.

Après le confinement de mars 2020, la forte hausse de la demande du e-commerce a eu un impact sur l’immobilier, propulsant l’industrie et la logistique au rang de secteur le plus attractif. Ce qui a suivi a été un moment privilégié qui a abouti à la montée en puissance de TOP Management. Nous voulions nous assurer que nous étions capables de continuer à fournir le même niveau de qualité à toutes les parties prenantes impliquées dans le développement de l’immobilier industriel et logistique.

Nous avons à peine eu le temps d’en profiter….

La crise ukrainienne est venue nous rappeler que notre avenir est fait de volatilité, d’incertitude, de complexité et d’ambiguïté (aussi connu sous l’acronyme VUCA). Cet environnement s’est avéré plus que jamais présent dans nos vies et dans nos affaires. La gestion d’un environnement VUCA fait partie du travail quotidien de la TOP Team dans les domaines de l’immobilier et de la construction.

En effet, TOP Management a évalué la situation depuis le début du conflit. Une commission ukrainienne a été créée en interne pour surveiller les coûts de construction, l’impact sur les projets et les conséquences juridiques sur notre secteur.

Dans le même temps, nous poursuivons notre objectif à long terme de rendre l’industrie plus durable avec notre équipe “Sustainable Champions” qui travaille dur pour produire des résultats. La gouvernance de l’entreprise évolue vers un mode plus participatif/collaboratif utilisant l’intelligence collective pour prendre des décisions.

Nous envisageons le prochain semestre avec la même passion : nous adapter à l’environnement et continuer à développer notre culture. La crise ukrainienne, qui est survenue juste après la crise de COVID, nous a tous rendus plus forts car elle a amélioré notre agilité et notre dévouement.

Lauris Deslex

Lauris Deslex

Managing Partner | Top Management Group

Comment anticiper les réserves de construction dans des projets industriels ou logistiques ?

Obtenir des finitions de grande qualité est un aspect essentiel de la réussite d’un projet de construction. Il devient donc primordial de détecter au plus vite les réserves de construction qui peuvent survenir lors d’un projet de plateforme industrielle ou logistique.

La checklist de révision, réalisée par le Project Manager, est l’outil qui permet d’obtenir un inventaire des défauts physiques et non physiques qui ont eu lieu lors du processus d’édification, dans le but de les corriger. L’élaboration de cette liste de révision doit être préparée le plus en amont possible du projet pour que tous les acteurs impliqués soient informés au bon moment. Ainsi il est plus facile d’organiser et prévoir les phases de réparation des erreurs détectées.

Le Project Manager et les acteurs impliqués doivent définir le processus de création de la checklist commune en définissant correctement tous les points importants de manière organisée. Il est important de concentrer les corrections sur une seule et même checklist pour éviter des pertes de temps, doublons et nouvelles erreurs entre les équipes.

Lorsqu’il s’agit de plateformes industrielles et logistiques, les défauts doivent être définis et regroupés de la façon suivante :

1. Plateforme
2. Bureaux
3. Urbanisation
4. Salle des pompes
5. Poste de garde
6. Documentation

Cette structure, permet d’agiliser le processus et tenir compte des défauts dans un ordre chronologique lors de l’exécution du chantier. Sur la forme, cette checklist sera accompagnée par des photos et la description du problème pour faciliter la compréhension aux différents acteurs.

Chez Top Management, nous avons créé une procédure et un modèle de révision, qui nous aident à configurer efficacement cette checklist. Les ressources et le temps d’exécution sur le chantier sont ainsi optimiser.

Actuellement, ils existent des logiciels qui permettent de réaliser une checklist intelligente, grâce à la modélisation 3D ou 2D avec un rapport de situation sur chaque point problématique, facilitant la compréhension, la mise en place et la visibilité de tous les défauts à corriger.

C’est pour cela qu’il est nécessaire de définir les deadlines dès le début du projet pour que le promoteur puisse prendre en considération toutes les ressources à sa disposition et  bien gérer les différentes échéances et coûts.

Avec l’idée de réduire les révisions et les défauts de nos projets de construction, Top Management a développé une checklist basée sur son expérience sur trois typologies de plateformes.

Le tableau suivant montre une statistique avec les prototypes de 3 plateformes terminées en 20

Dix erreurs qui peuvent survenir lors de la construction d’une plateforme industrielle ou logistique.

TOP management a ciblé les 10 défauts les plus fréquemment rencontrées dans des projet de plateforme industrielle ou logistique :

1. Les remontées de fibre dans le dallage

C’est une révision assez fréquente du fait de la pose / mise en place du béton. L’apparition de ces fibres en surface est la raison pour laquelle le dallage devrait être contrôlé de façon très minutieuse. Habituellement, ces fibres sont coupées afin d’éviter des futurs endommagements des véhicules.

2. Les installations non mises en services

Il est fréquent que certaines installations (électriques principalement) ne soient pas mises en services en raison des risques que présentent un courant provisoire sur chantier, ou que certains éléments ne soient pas complètement finalisés.

3. Le nettoyage

Il est naturel qu’à chaque fin de travaux, un dernier nettoyage soit entrepris. Pour ce faire, il faut identifier et contrôler les éléments qui peuvent être détériorés avant ce dernier nettoyage.

4. La peinture

La peinture est l’un des éléments réalisés à la fin du chantier. Il est cependant important de noter les éléments non peints ou dont la finition après séchage pourrait refléter une mauvaise mise en œuvre.

5. Les ouvertures de regards

À la fin des travaux, toutes les ouvertures et tous les regards doivent être vérifiés pour contrôler leur ouverture et fermeture, car lors de la mise en œuvre des bétons et des enrobés, leur séchage comme leur extension peuvent en obturer l’accès. Ces éléments doivent être correctement nettoyés pour la maintenance à venir, et pour agir sur tout potentiel problème des réseaux extérieurs

6. La menuiserie

Les éléments constitutifs de la menuiserie doivent être révisés pour s’assurer que les portes et fenêtre s’ouvrent et se ferment correctement.

7. Les appareils non fonctionnels

Tous les appareils doivent être testés (luminaires, interrupteurs, détecteurs de présence, etc.) car ils peuvent avoir été endommagés pendant la phase de construction, y compris ceux situés sur la toiture.

8. Les petits trous

Il y a souvent de petits trous sur les murs suite à des chocs voire des modifications portant sur le projet. Ces trous doivent être listés et corrigés.

9. La protection coupe-feu

Il est important de vérifier que tous les éléments de cantonnement soient exhaustivement protégés et rebouchés pour permettre à chaque canton d’être stable au feu, notamment sur l’ensemble du périmètre du dallage, mais également au niveau des poteaux intérieurs, pour proteger et prévenir les autres secteurs contre un incendie en chaîne.

10. Faux-plafond

Il peut exister de nombreuses dalles de faux-plafond qui, pour permettre la poursuite des travaux, ne sont pas encore installées. Ces dalles doivent néanmoins être vérifiées.

Enfin, d’après les statistiques que nous avons obtenues, nous pouvons conclure qu’il existe un défaut  pour chaque 0,02 mètre carré construit. C’est un résultat à titre indicatif qui peut varier en fonction des travaux réalisés par l’ensemble des prestataires lors de la phase de construction.

Grâce à la connaissance de ce taux d’erreur, les entreprises doivent tenter de réduire les phases de corrections en obtenant une meilleure qualité dans les travaux ; et ainsi optimiser les ressources et les coûts pour toutes les parties prenantes.

Marta Salmeron

Chef de projet | Top Management Group

L’AMO pour TOP MANAGEMENT, une question de passion

Si jamais j’envisageais d’investir dans la construction, je chercherais certainement de l’aide. En fait, je veux penser que la plupart des investisseurs s’entourent des meilleurs conseillers pour un business de cette nature. Suffit-il que l’une de mes amitiés me recommande un professionnel avec de bonnes références ? Peut-être je lui ferais confiance, mais je ne resterai pas très clame. Je cherche quelqu’un de sérieux et rigoureux, un soutien technique, un intermédiaire entre les différents acteurs, un garant capable de gérer les données globales du projet, bref, il devrait s’occuper de presque tout. Ça existe de tels agents ? Je m’informe, je navigue sur le net, je lis dans une page que ce métier a un nom : Assistance à maitrise d’ouvrage. Parfait, je commence à y croire.

La première peur qui m’assaille réside dans l’acquisition du terrain, je ne suis même pas sûr si j’achète bien ou mal. Je me rassure, c’est le chapitre de la Due Diligence, l’assistant coordonne et pilote le projet dès la première seconde. Après, il m’accompagnera dans la faisabilité du projet, la désignation du promoteur, le montage de l’opération, le suivi de la réalisation du chantier, y compris la levée des réserves. Il arrondira le tout avec la phase du parfait achèvement. Quand même, l’entreprise devient intéressante, mon argent sera en sécurité.

Je me renseigne davantage : les tâches de mon intermédiaire sont précises et claires. Il fera une consultation et un suivi des entreprises engagées, une analyse des documents (d’étude, d’exécution et de DOEs), financières (offres globales, devis, travaux supplémentaires…), des plannings d’étude et d’exécution, des documents contractuels ; on me garantit le suivi de dossiers administratifs, la participation aux réunions avec les autorités locales ; de la conception à l’obtention des autorisations. On va aussi me proposer de solutions techniques alternatives, inclues un rapport des toutes ces réunions.

Sa marche, je passe à l’action, je prends mon téléphone et je contacte plusieurs entreprises du secteur, je deviens une sorte de stakeholder avis de faire sauter le marché, nanti mais ouvert à l’apprentissage. Cependant, après quelques tentatives infructueuses, l’affaire ne semble pas si facile. À n’en pas douter, il n’est pas constitué exclusivement de saints, mais très peu de sociétés me prennent au sérieux.

Finalement, je tombe sur quelqu’un qui me comprends , cette fois une voix me pose les bonnes questions, m’écoute, la conversation se déroule agréablement. Elle me souligne les responsabilités d’un Project Manager du point de vue de l’AMO : Pertinence des analyses apportées, établir une relation de confiance avec moi et avec les acteurs du projet ; relayer les informations en temps et en heure ; mieux connaitre le projet que moi-même, et savoir traduire mes besoins. J’adore ce dernier point. Je la laisse parler, elle connaît son métier.

Maintenant elle se met au défit avec les nouvelles missions AMO que nous envisageons pour l’avenir : il faut surtout savoir s’adapter aux évolutions techniques constructives, à des plannings de plus en plus serrés, aux nouveaux types de bâtiments (dernier km), et anticiper les aléas administratifs, surtout sur le volet environnemental, et approfondir les phases de démolition d’existant qui pourraient se multiplier. Je suis 100% d’accord. Ça me convient mais je redoute la naïveté, là la question est obligatoire : quelles sont les avantages d’employer une mission AMO dans mon chantier et où sont mes bénéfices ? La réponse vient comme un souffle d’espoir, l’expert me fait une liste très précise que j’apprécie tout de suite. Le mot clé étant : « avantage ».

D’une part, avantage financier en anticipant les solutions constructives et les adaptations du projet en temps et en heure, de l’autre, avantage économique grâce à l’analyse technico-financière des offres qui permette d’identifier les surcoûts et de lancer les négociations. Elle me garantit le bon déroulement de l’opération, le volet administratif et mener à bien l’obtention des autorisations. Elle identifiera les dérapages de planning et elle apportera les solutions pour y remédier les “malfaçons” d’un point de vue constructif.

Ma curiosité grandit, je suis captivé par son savoir-faire, son agilité, sa passion, je m’ouvre, je la tutoie, on décide se voir. Le lendemain, on se retrouve à Paris, 136 Rue du Faubourg Poissonnière, un bistro plein de charme, très hygge, mon assistant à la maitrise d’œuvre se présente elle et TOP MANAGEMENT, une société d’ingénierie internationale spécialisée dans la gestion de projets de conception et de construction industrielle, logistique, commerciale et bureaux. Je demande un café :

— Quels sont les projets le plus importants auxquels vous avez participé en qualité d’AMO?

— Projets de grande envergure comme celui de Carrefour à Poupry de 130 000m², ou projets techniques comme celui d’un entrepôt froid positif et négatif de 35 000m² à Lens.

            Elle m’explique leur système de travail, comment ils font l’analyse des sujets au préalable puis la transmission des retours au client pour la décision finale. Echanges téléphoniques réguliers. Réunion hebdomadaire, bi mensuelle ou mensuelle. Reporting régulier par compte-rendu, par mail. Mark-up sur les documents à analyser. Et obligatoirement arrive l’approche commerciale, elle parle clairement, de manière compréhensible :

— Connaissance globale du secteur de la logistique depuis plus de dix ans, partenariat avec des experts dans leur domaine pour mener à bien les missions, réactivité et polyvalences des équipes, capacité à gérer des échanges dans différentes langues. Savez-vous que selon le type de chantier il existe des différences ? Certaines constructions sont lancées en blanc, sans preneur, ce qui réduit les interfaces mais implique de travailler sur un état projeté avec une éventuelle division. Le process intérieur du preneur suivant la configuration peut influer sur les interfaces du projet : vous me suivez ?

Oui, parfaitement !